Jak zarejestrować samochód w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej?

Własny biznes zapewnia dużą swobodę, jednak wymaga dużo pracy i zaangażowania. Do prowadzenia firmy często niezbędne jest auto, które pozwala sprawnie się przemieszczać i załatwiać sprawy zawodowe. W niektórych przypadkach samochód wykorzystywany do celów służbowych można zarejestrować na firmę. Czy da się to zrobić przy jednoosobowej działalności gospodarczej? Jak rozliczać wydatki związane z autem? Odpowiadamy.

Co warto wiedzieć o jednoosobowej działalności gospodarczej?

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) jest najprostszą formą prawną. Umożliwia dużą swobodę i niezależność, jednocześnie ograniczając ilość formalności do minimum. Pozwala na samodzielne podejmowanie decyzji przed przedsiębiorcę, bez konieczności konsultowania się z innymi podmiotami.
Jednoosobową działalność gospodarczą może prowadzić osoba fizyczna, która wraz z założeniem JDG staje się jednocześnie właścicielem i jedynym pracownikiem firmy. Otrzymuje własny numer NIP i REGON. Staje się też płatnikiem ZUS. Co ważne, do otwarcia jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest potrzebny żaden kapitał początkowy. Cała działalność może bazować na funduszach zgromadzonych przez samego przedsiębiorcę.

Samozatrudnienie a samochód na firmę

Przedsiębiorca chcący zarejestrować samochód na firmę musi działać w ramach spółki akcyjnej lub spółki z.o.o. i powinien mieć osobowość prawną. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą to osoby fizyczne, dlatego nie są w stanie we własnym imieniu dokonywać czynności prawnych i nie będą mogły zarejestrować pojazdu w ramach samozatrudnienia.
Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych pragnący używać auta w celach zawodowych, powinni zarejestrować pojazd na własne dane osobowe. Nie wyklucza to jednak możliwości wliczenia samochody do ewidencji środków trwałych. Jest to możliwe w sytuacji, gdy:

• przeznaczenie samochodu wiąże się bezpośrednio z prowadzoną działalnością;
• przewidywany okres używania auta to co najmniej 1 rok;
• pojazd został nabyty lub wytworzony przez właściciela we własnym zakresie;
• auto jest sprawne i nadaje się do użytku w chwili wprowadzenia go do firmy.

Dowód zakupu samochodu

Aby wprowadzić auto jako środek trwały do firmy, musisz mieć dowód zakupu. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej dopuszcza się możliwość wystawienia takiego dokumentu na osobę prywatną. Dowodem zakupu może być:

• umowa kupna-sprzedaży — jeśli pojazd nabyłeś od osoby fizycznej;
• faktura VAT — jeśli samochód kupiłeś od firmy będącej czynnym podatnikiem VAT;
• faktura bez VAT — jeśli zbywca nie podlega opodatkowaniu VAT;
• faktura VAT marża — jeśli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT i handluje samochodami używanymi.

Jak wprowadzić auto do ewidencji środków trwałych?

Możesz wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych, składając odpowiedni wniosek w urzędzie gminy lub miasta, w którym jest zlokalizowana siedziba firmy. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą przekazać prywatny majątek na potrzeby działalności, o ile udowodnią zasadność wniesienia dóbr na rzecz firmy.

W jakich sytuacjach opłaca się wziąć auto na jednoosobową działalność gospodarczą?

Włączenie pojazdu do środków trwałych przedsiębiorstwa ma swoje zalety, dlatego każdy przedsiębiorca powinien rozważyć takie rozwiązanie. Wiąże się to co prawda z koniecznością dopełnienia większej ilości formalności, jednak może przynieść niemałe korzyści. Zarejestrowanie samochodu na firmę pozwala na:

• odliczanie podatku VAT — po zakupie samochodu przeznaczonego do użytku w ramach działalności jest możliwe odliczenie VAT-u w sytuacji, gdy spełnione są 2 warunki dotyczące sprzedawcy i zbywcy oraz samego auta. Po pierwsze — obie strony transakcji powinny być płatnikami VAT, po drugie — pojazdu musi ważyć mniej niż 3,5 t;
• odliczanie PIT — używanie pojazdu w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej pozwala na wpisanie w koszty firmy 20% wartości wydatków eksploatacyjnych związanych np. z opłaceniem paliwa, przeprowadzeniem napraw i przeglądów czy zakupem OC. Co ważne, od 2019 r. nie ma obowiązku prowadzenia tzw. kilometrówek, które określały limit kosztów związanych z pojazdem możliwych do rozliczenia w danym okresie. Miały one ułatwiać rozliczanie wydatków związanych z używaniem pojazdu przez osobę samozatrudnioną.

Pamiętaj, że jako osoba samozatrudniona możesz odliczać 50% lub 100% VAT-u w zależności od sposobu wykorzystania pojazdu. Jeśli korzystasz z auta zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych, możesz odliczać połowę podatku VAT. Z kolei gdy samochód służy Ci tylko do wykonywania obowiązków zawodowych, masz prawo odliczyć 100% podatku. W takiej sytuacji musisz zadbać o uzupełnienie i złożenie druku VAT-26.

Jak zarejestrować samochód na jednoosobową działalność gospodarczą?

Samochód w jednoosobowej działalności gospodarczej rejestruje się na osobę, a nie na firmę. Dlatego podczas wizyty w wydziale komunikacji należy złożyć te same dokumenty, jak przy rejestrowaniu prywatnego auta. Na wizytę do urzędu zabierz ze sobą:

• wniosek o rejestrację pojazdu — pobierzesz go bezpośrednio ze strony urzędu. Zawiera dane samozatrudnionej osoby, nr pesel lub REGON, informacje o aucie (typ, rodzaj, markę), rok produkcji, numer silnika, numer VIN;
• dowód zakupu pojazdu (umowę kupna-sprzedaży lub fakturę);
• zaświadczenie o aktualności badań technicznych i ubezpieczeniu OC;
• kartę pojazdu (o ile ją masz);
• potwierdzenie opłat administracyjnych;
• dotychczasowy dowód rejestracyjny i tablice rejestracyjne (jeśli rejestrujesz używane auto).

Po rejestracji najpierw otrzymasz tymczasowy dowód rejestracyjny, który uprawni Cię do przemieszczania się pojazdem po drogach publicznych. Później, maksymalnie w ciągu 30 dni od dnia złożenia wniosku, odbierzesz docelowy dowód rejestracyjny.
Przed rejestracją pojazdu sprawdź, czy Twój urząd umożliwia dopełnienie formalności przez internet. Niektóre placówki pozwalają na złożenie wniosku przez elektroniczną skrzynkę podawczą systemu pojazd i kierowca. Dzięki temu zaoszczędzisz nieco czasu, a wszystkie dokumenty złożysz w formie skanów za pośrednictwem profilu zaufanego.

Koszt rejestracji pojazdu

Podczas składania wniosku musisz mieć potwierdzenie uregulowania opłat administracyjnych związanych z rejestracją (m.in. za wydanie dowodu rejestracyjnego, tablic rejestracyjnych i znaków legalizacyjnych). Łącznie za rejestrację zapłacisz:

• 180,50 zł — jeśli kupiłeś auto w Polsce, lub;
• 81 zł — jeśli samochód był wcześniej zarejestrowany w tym samym powiecie.

Złożenie wniosku przez pełnomocnika wiąże się z dodatkowymi wydatkami. Jeśli nie będziesz składać dokumentów osobiście, do kosztów rejestracji musisz doliczyć ok. 17 zł.

Ubezpieczenie pojazdu w jednoosobowej działalności gospodarczej

Każdy pojazd mechaniczny zarejestrowany w Polsce musi mieć ważne ubezpieczenie OC. Taki obowiązek jest określony w prawie, a za posiadanie auta bez polisy grożą wysokie mandaty ze strony UFG (Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny). Przy zakupie auta używanego możesz skorzystać z ubezpieczenia wcześniejszego właściciela lub podpisać nową umowę.

Z uwagi na to, że przy jednoosobowej działalności gospodarczej auto jest zarejestrowane na osobę prywatną, a nie na firmę, oferty ubezpieczeń dla takich pojazdów przeważnie są identyczne, jak dla samochodów prywatnych. Podczas wyliczania składki ubezpieczyciel weźmie pod uwagę dane dotyczące samego właściciela, jak i ubezpieczanego pojazdu. Zwróci szczególną uwagę na rok produkcji, pojemność silnika, markę oraz cel użytkowania pojazdu. Przeanalizuje również pod kątem ryzyka ubezpieczeniowego historię szkodowości, doświadczenie kierowcy za kółkiem, jego wiek i płeć, miejsce zamieszkania, a nawet stan cywilny.

W znalezieniu korzystnego ubezpieczenia pomoże porównywarka internetowa. To proste narzędzie przeanalizuje oferty od kilkunastu różnych ubezpieczycieli i przedstawi Ci rozbudowane zestawienie produktów ubezpieczeniowych. Zaprezentuje Ci zarówno propozycje obowiązkowego OC, jak i opcjonalne polisy komunikacyjne — NNW, assistance czy autocasco.