Kilometrówka

Kilometrówka pozwala uzyskać zwrot kosztów poniesionych w związku z używaniem prywatnego pojazdu do celów służbowych. Obowiązujące do 2023 roku stawki uległy zmianie po 16 latach. Wprowadzenie zmian to efekt inflacji i rosnących kosztów używania samochodów. Sprawdź, co warto wiedzieć o ewidencji przebiegu pojazdu!

Czym jest kilometrówka?

Wielu przedsiębiorców traktuje samochód jako narzędzie niezbędne do prowadzenia działalności. Auto służy do przemieszczania się na spotkania z partnerami biznesowymi, realizowania podróży służbowych czy robienia bieżących zakupów na potrzeby firmy.
Często zdarza się również, że to pracownicy wykorzystują swoje prywatne auto do celów służbowych. Wówczas istnieje szansa na odliczenie pełnej kwoty wydanej na eksploatację pojazdu od podatku dochodowego i poniesionych kosztów. Jest to możliwe pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (EPP), czyli tzw. kilometrówki. Określa ona maksymalną kwotę wydatków, jaką można rozliczyć w związku z używaniem auta.
Ewidencja przebiegu pojazdu pozwala uzyskać zwrot kosztów używania własnego pojazdu podczas wykonywania obowiązków zawodowych. Oznacza to, że jako właściciel auta osobowego, motocykla czy motoroweru, które wykorzystujesz do celów służbowych, masz prawo ubiegać się o rozliczenie kilometrówki.

Kiedy można prowadzić kilometrówkę?

Ewidencja przebiegu pojazdu czy inaczej kilometrówka ma zastosowanie podczas używania prywatnego auta będącego własnością właściciela firmy, osoby zatrudnionej lub osoby trzeciej do celów służbowych. Taki pojazd nie może znajdować się w ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby w ramach kilometrówki rozliczać auto używane na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy.

Ewidencja przebiegu pojazdów a podatek PIT

Od niedawna przedsiębiorcy nie muszą już prowadzić kilometrówki w odniesieniu do własnych pojazdów dla celów podatku PIT. Zniesienie tego obowiązku nastąpiło wraz z wejściem w życie Ustawy z 23 października 2018 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz kilku innych ustaw.
Zgodnie z nowymi przepisami przedsiębiorcę obowiązuje stały limit kosztów związanych z używaniem własnego auta. Wynosi on 20%. W praktyce oznacza to, że jako właściciel firmy z faktur za zakup paliwa, oleju, płynu do wycieraczek czy ubezpieczenia odliczysz jedynie 20% do kosztów firmowych bez konieczności prowadzenia kilometrówki.

Ewidencja przebiegu pojazdów nadal obowiązuje przedsiębiorców chcących odliczyć 100% VAT od zakupu auta i kosztów eksploatacyjnych. Taka sytuacja jest możliwa przy wykorzystaniu samochodu wyłącznie w ramach prowadzonej działalności. Dotyczy to pojazdów zaliczanych do środków trwałych przedsiębiorstwa oraz używanych na podstawie umowy leasingu, najmu czy dzierżawy. Wówczas kilometrówka stanowi pewnego rodzaju potwierdzenie przestrzegania zasad określonych w ustawie niezbędnych do odliczenia 100% VAT-u.

Ryczałt pieniężny — czy zwalnia z kilometrówki?

Przepisy jasno mówią, że z obowiązku prowadzenia kilometrówki są zwolnieni przedsiębiorcy ponoszący wydatki na rzecz pracowników rozliczane w ramach miesięcznego ryczałtu pieniężnego. Jest to kwota przydzielana osobie zatrudnionej przemieszczającej się własnym autem jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Ryczałt pieniężny może być wypłacany za wykorzystywanie w pracy auta prywatnego na terenie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub zdefiniowane w umowie stałe miejsce pracy osoby zatrudnionej.
Zwrot pieniędzy jest możliwy po przedstawieniu pisemnego oświadczenia pracownika o użyczaniu auta do realizacji celów służbowych za dany miesiąc.

Kilometrówka a pojazdy ciężarowe

Osoby przemieszczające się samochodami ciężarowymi (w kontekście rozliczania VAT-u są to wszystkie pojazdy powyżej 3,5 t) w celach zawodowych nie mają obowiązku prowadzenia kilometrówki. Tego rodzaju auta są z założenia używane do wykonywania obowiązków służbowych, co redukuje ryzyko ewentualnych nadużyć ze strony przedsiębiorców. Dlatego w takim przypadku są oni zwolnieni z konieczności prowadzenia kilometrówki w celu odliczenia poniesionych kosztów.

Kilometrówka w 2023 roku — co się zmieniło?

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury, które weszło w życie 17 stycznia 2023 roku, wprowadziło długo wyczekiwane zmiany stawek za 1 km przebiegu samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nienależących do pracodawcy, a wykorzystywanych w celach służbowych. Modyfikacje w sprawie kilometrówki wprowadzono pierwszy raz od 16 lat. Uzasadniono je zmianami ekonomiczno-gospodarczymi, a także rozwojem technologicznym silników motocyklowych.
Nowe stawki kilometrówki prezentują się następująco:

• 0,89 zł dla pojazdu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3;
• 1,15 zł dla auta osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3;
• 0,69 zł dla motocykla;
• 0,42 zł dla motoroweru.

Obecnie przygotowanie stawki wyliczono na podstawie danych Instytutu Transportu Samochodowego w 2019 r., średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług w latach 2020-2021 oraz prognozowanej inflacji na rok 2022.

Co trzeba uwzględnić w ewidencji przebiegu pojazdu pracodawcy?

Zgodnie z przepisami określonymi w art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracodawca chcący odliczyć 100% VAT i całość kosztów wynikających z używania pojazdu powinien odpowiednio prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. W takim przypadku kilometrówka musi zawierać:

• numer rejestracyjny auta;
• daty określające początek i koniec prowadzenia ewidencji;
• wartość licznika samochodu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• przejechaną odległość w kilometrach na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Autentyczność wpisów musi zostać potwierdzona przez przedsiębiorcę. Z tego obowiązku są zwolnieni podatnicy korzystający z auta we własnym zakresie.
Jeśli pojazd jest wykorzystywany przez osobę niezatrudnioną u przedsiębiorcy, wpisu powinna dokonać osoba udostępniająca auto. Wówczas musi on zawierać:

• kolejny numer wpisu;
• datę i powód użyczenia samochodu;
• wartość przebiegu w chwili przekazania auta;
• pokonany dystans w km;
• wartość przebiegu w momencie odebrania samochodu;
• dane osoby używającej pojazdu.

Co należy ująć w ewidencji przebiegu pojazdu pracownika?

Ustawa określa również, jakie dane powinna zawierać kilometrówka pracownika korzystającego z własnych pojazdów w celach służbowych. Tego rodzaju dokumentu musi określać:

• dane osoby korzystającej z auta (nazwisko, imię i adres zamieszkania);
• numer rejestracyjny pojazdu;
• pojemność silnika auta;
• opis trasy (miejsce wyjazdu i punkt końcowy);
• cel i datę wyjazdu;
• liczbę faktycznie pokonanych km;
• stawkę za 1 km przebiegu;
• kwotę iloczynu liczby pokonanych km i stawki za 1 km;
• podpis pracodawcy wraz z jego danymi.

Czy kilometrówkę można wyliczać według własnych stawek?

Prawo dopuszcza możliwość określenia wyższych stawek za 1 km przebiegu pojazdu niż te zdefiniowane w ustawie. Podniesienie kosztów wiąże się jednak z koniecznością dodatkowego opodatkowania nadwyżek podatkiem PIT lub CIT. Dlaczego? Otóż przedsiębiorca ma prawo uznać za koszt uzyskania przychodu maksymalnie kwotę wskazaną w ustawie. W rzeczywistości samodzielne ustalenie stawek będzie więc skutkować stratą zysku netto przedsiębiorcy.

Podsumowanie

• Kilometrówka dotyczy osób korzystających z prywatnego pojazdu (samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru) w celach służbowych.
• Wysokość kilometrówki rozlicza się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.
• Z obowiązku prowadzenia ewidencji są zwolnieni pracownicy otrzymujący zwrot kosztów w postaci miesięcznego ryczałtu.
• W 2023 roku wprowadzono pierwsze od 16 lat zmiany w stawkach kilometrówki, co wynikało m.in. ze wzrostu kosztów paliwa oraz postępującej inflacji.